Was macht eine CAFM Software im Allgemeinen

Eine CAFM (Computer Aided Facility Management) Software sorgt für einen digitalen, papierlosen und somit effizienteren Prozess in Bezug auf das Betreiben von Gebäuden. Sie stellt sozusagen ein „digitales Betriebssystem“ dar. Die Software von eTASK beinhaltet Module für den Betrieb, die Bewirtschaftung und die Instandsetzung von Gebäuden, wie z. B. für die Belegungsplanung, die Schlüsselverwaltung, das Reinigungsmanagement, das Flächenmanagement u. v. m.

Der Datenaustausch der Bestandsdaten erfolgt nach dem allgemeinen BIM Standard zum Einen über das IFC Format und zum Anderen direkt über den Datenstandard CAFM-Connect des CAFM-Ring BRANCHENVERBAND E.V.

 

Datenstandard CAFM Connect – wie funktioniert der Datenaustausch mit eTASK

Der Vorteil dieses CAFM Connect Standards ist, dass der Editor[1] kostenlos zur Verfügung steht und somit den Datenaustausch zwischen Eigentümer, Betreiber, Dienstleister, usw. erleichtert wird. Beispielsweise genügt bei der Vergabe von Reinigungsdienstleistungen an eine externe Firma die Angabe von Flächendaten. Die im BIM -Modell vorhandenen Daten werden also je nach Gebrauch gefiltert und für den Prozess unwichtige Daten werden nicht ausgetauscht. Die Reinigungsfirma erhält somit die Angaben zur Fläche.

Informationen zur Reinigungshäufigkeit oder dem Service Level können zwar in eTASK erfasst werden, aber lassen sich nicht in die CAFM Connect Datei exportieren, da es für diese Daten keine einheitlichen Standards gibt.

Die Daten vom Auftraggeber können also von der beauftragen Firma mit dem kostenlosen Editor bearbeitet und/oder ergänzt werden und dann wieder beim AG in eTASK eingeladen werden. Das Austauschformat IFCxml oder IFCzip entspricht dem IFC Standard.

 

Wie genau funktioniert es in der Praxis – Beispiel Feuerlöscher

Die Firma Minimax prüft in den Gebäuden regelmäßig die Feuerlöscher. Der Eigentümer besitzt aber keine Bestandsliste der Feuerlöscher und kommt damit nicht den Betreiberpflichten nach, die Prüfung eines jeden Feuerlöschers sicher nachweisen zu können. Nun kann der Eigentümer die Datenstruktur aus eTASK exportieren. Die Datei wird der Firma Minimax zur Verfügung gestellt mit dem Auftrag die Feuerlöscher zu erfassen und auch zu verorten und ggf. mit Dokumenten zu hinterlegen. Das erledigt die beauftragte Firma dann mit dem CAFM Connect Editor. Dort ist dann auch im Editor die richtige/ gewünschte Struktur (DIN 276) zu finden, somit können die Daten zielgerichtet erfasst werden. Die gefüllte Datei wird nun wieder an den Auftraggeber zurückgegeben und per Knopfdruck in eTASK importiert.

 

Vorgehensweise in eTASK

Nachdem zuvor beschrieben wird, wie der Datenaustausch zwischen Auftraggeber und ausführender Firma funktioniert, werden nun die ersten Schritte mit der Software von eTASK aus Sicht des Auftraggebers/ Eigentümers/ Verwalters aufgezeigt.

Zunächst legt man im eTASK Portal eine neue Liegenschaft an mit sämtlichen Informationen die bekannt sind. (siehe Abb. 1)

 

[1] Kostenloses Softwareprogramm zur Erfassung von Gebäuden und deren Bauteilen und Dokumenten auf Basis der BIM-Profile

 

Abbildung 1 / Eigene Darstellung

Im nächsten Schritt wird die IFC Datei über den BIM Explorer importiert.

Abbildung 2 / Eigene Darstellung, eTASK

Hier tritt folgendes Problem auf:

Abbildung 3 / Eigene Darstellung, eTASK

Das IFC Modell enthält keine Daten zum Standort, dazu öffnet man das IFC Modell in einer CAD-Software, in diesem Fall Graphisoft ArchiCAD.

Dort stellt man unter Interoperabilität[1] beim IFC Übersetzer in den Exporteinstellungen die Geometriekonvertierung auf den ArchiCAD Projektursprung. (siehe Abb. 4)

[1] Fähigkeit zur Zusammenarbeit von verschiedenen Systemen aufgrund von gleichen Dateiformaten

Abbildung 4 / Eigene Darstellung, ArchiCAD 2017 Studentenversion

Jetzt hat das Hochladen in das eTASK Portal funktioniert und das Modell erscheint vollständig.

Abbildung 5 / Eigene Darstellung, eTASK

Durch Klick auf ein Bauteil oder in diesem Fall auf einen Raum erhält man die Infos, die aus der IFC generiert wurden. 

(siehe Abb. 6)

Abbildung 6 / Eigene Darstellung, eTASK

Objekte anlegen und verwalten

Als Betreiber oder Eigentümer der Liegenschaften ist es wichtig die Gebäudedaten ganzheitlich zu digitalisieren, dazu gehört natürlich auch die Objektverwaltung.

 

Unter dem Punkt Objekte/ Assets kann man ein neues Objekt anlegen und dieses wieder mit Informationen wie beispielsweise Barcode, Hersteller, Seriennummer, Kostenstelle oder Gefährdungsklasse füllen. Zudem wird das Objekt einem Raum zugewiesen, dieser Raum wiederum ist mit dem BIM Modell verknüpft.

 

In der Objektliste werden alle angelegten Objekte der Liegenschaften gezeigt, die man sich dann dementsprechend gefiltert anzeigen lassen kann. (siehe Abb. 7)

Abbildung 7 / Eigene Darstellung, eTASK

Objektverwaltung am Beispiel Brandschutz

Brandschutz spielt eine große Rolle. Bei einem großen Gebäudebestand wie bei der Wohnungsgenossenschaft „Carl Zeiss“ ist es wichtig, dass ständige Kontrolle herrscht und Nachweise zum Brandschutz vorhanden sind. Um alles optimal verwalten zu können, werden auch Objekte, wie beispielsweise Feuerlöscher oder Brandschutzklappen in das System aufgenommen. (siehe Abb. 8)

Abbildung 8 / Eigene Darstellung, eTASK

Man kann hier zusätzlich noch Fotos aber auch sämtliche Dokumente, Verträge usw. die das Objekt betreffen einfügen und somit alles digitalisieren. (siehe Abb. 9)

Abbildung 9 / Eigene Darstellung, eTASK

Zudem hat man die Möglichkeit die Objekte über einen Link mit einem echten Kartierungsmodell zu verknüpfen.

 

Datenaustausch zwischen CAFM Connect und eTask

Zunächst exportiert man die Liegenschaftsdaten aus eTASK über den Extras Button. (siehe Abb. 10)

Abbildung 10 / Eigene Darstellung, eTASK

Nachdem der kostenlose CAFM Connector heruntergeladen wurde, muss man zunächst ein neues Profil anlegen, je nachdem um welche Daten und um welche Prozesse es sich handelt.

Der Editor enthält ein BASIS BIM-Profil, das einen Katalog der Raumnutzungsarten (DIN 277-2), den Katalog der Bauteiltypen (Erweiterung DIN 276) und den Katalog der Dokumententypen nach GEFMA 198 enthält.

Im Anschluss öffnet man die IFC XML-Datei die aus eTASK exportiert wurde.

Abbildung 11 / Eigene Darstellung, CAFM-Connect

Danach kann man entweder Räume anlegen und die Nutzungsart nach DIN 277-2 bestimmen oder man übernimmt die Struktur die aus eTASK generiert wurde. (siehe Abb. 11)

Nun können Bauteile nach DIN 276 wie Türen und Fenster an den jeweiligen Raum angehängt werden. Zudem können wichtige Dokumente wie Herstellerinformationen oder Wartungslisten mit Räumen oder Bauteilen verknüpft werden.

Es entsteht dadurch allerdings kein modellbasiertes Informationsgerüst sondern ein reines Datengerüst, welches als IFC-Datei abgespeichert werden kann. Durch einen Klick auf Validierung wird überprüft ob alle Daten korrekt eingegeben wurden. Es wird dabei ein Prüfbericht erzeugt, der zeigt wo eventuelle Abweichungen bestehen.

Im letzten Schritt wird die gefüllte IFC-Datei wieder an ein CAFM System übergeben und einem effizienten Gebäudebetrieb steht nichts mehr im Wege.